設立代表機構的登記必須符合行政事務法規(guī)的有關要求。外國代表機構的注冊前提主要是外國中小企業(yè)的證明材料和涉外主要建筑物的地址等。
自2010年起，根據近期有關代表處登記管理的規(guī)定，設立代表處的登記必須提供外國中小企業(yè)開業(yè)證明和金融機構資信證明。這兩個證書必須由代理人和中國在當地的領事館或大使館認證。
代表處的注冊辦公地址必須是涉外主樓，并提供租賃協(xié)議、涉外辦公證明、租賃備案等材料。
由于代表處是非獨立機構，因此沒有招聘等權力和責任。代表處招聘內地員工必須移交給政府機構，包括首席代表。但如果是中國員工，外國中小企業(yè)可以根據需要派遣。
登記設立代表機構時，無需同時核對名稱，但其名稱必須符合要求。
法律法規(guī)對代表處名稱的規(guī)定格式為:(居留權或周邊地區(qū))+外國公司名稱+天津代表處。
自2010年起，代表處首席代表和總當選人數一般不超過4人。
此外，代表處的有效期到目前為止只有一年，代表處的登記必須移交給有全權的公司。